Obowiązek e-fakturowania
Polski KSeF: terminy obowiązkowego e-fakturowania w 2026 roku
Polski KSeF wprowadza obowiązkowe e-fakturowanie strukturalne w 2026 roku. Kto musi z niego korzystać od lutego i kwietnia 2026, okres przejściowy przed karami w 2027, jak działa centralna platforma rozliczeniowa i kto jest poza zakresem.
Ostatnia weryfikacja 2 czerwca 2026
Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się obowiązkowy w 2026 roku, po kilku przesunięciach terminu. Jest to scentralizowana platforma państwowa: faktury wystawia się za pośrednictwem KSeF, który waliduje je i rozlicza w czasie rzeczywistym.
Harmonogram
Obowiązek wystawiania faktur przez KSeF jest wprowadzany etapami w zależności od wielkości podmiotu, z okresem przejściowym, zanim zaczną obowiązywać kary.
| Data | Obowiązek |
|---|---|
| 1 lut. 2026 | Duzi podatnicy (obrót za poprzedni rok powyżej 200 mln PLN) muszą wystawiać faktury przez KSeF. |
| 1 kwi. 2026 | Wszyscy pozostali podatnicy VAT muszą wystawiać faktury przez KSeF. |
| 1 sty. 2027 | Najmniejsi podatnicy zostają objęci systemem; zaczynają obowiązywać kary za nieprzestrzeganie przepisów. |
Jak działa KSeF
KSeF to model rozliczeniowy (clearance): zamiast wysyłać fakturę bezpośrednio do klienta, przesyłają Państwo strukturalną fakturę XML (schemat FA(3)) na platformę państwową, która ją waliduje, nadaje jej identyfikator i udostępnia nabywcy. Różni się to od modelu Peppol stosowanego w Belgii, w którym faktury przemieszczają się między prywatnymi punktami dostępu (Access Points).
Ponieważ faktura ma postać strukturalnego XML, zwykły plik PDF nie jest zgodną fakturą KSeF.
Kto jest objęty, a kto poza zakresem
KSeF dotyczy krajowych podatników VAT w Polsce. Przedsiębiorcy zagraniczni bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce są zasadniczo wyłączeni z obowiązku wystawiania faktur przez KSeF.
Najczęstsze pytania
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy w Polsce?
Od 1 lutego 2026 roku dla dużych podatników (obrót za poprzedni rok powyżej 200 mln PLN) oraz od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych podatników VAT. Najmniejsi mikroprzedsiębiorcy dołączają w 2027 roku. Kary za nieprzestrzeganie przepisów zaczynają obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku.
Czy w ramach KSeF mogę wysłać fakturę w formacie PDF?
Nie. KSeF wymaga strukturalnej faktury XML (schemat FA(3)) przesłanej na platformę centralną; zwykły plik PDF nie jest zgodną e-fakturą KSeF.
Czy KSeF dotyczy firm zagranicznych?
Przedsiębiorcy zagraniczni bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce są zasadniczo wyłączeni z obowiązku wystawiania faktur przez KSeF. Proszę potwierdzić swoją sytuację u polskiego doradcy podatkowego.
Ten poradnik zawiera ogólne informacje i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Przepisy i terminy dotyczące e-fakturowania się zmieniają; przed podjęciem działań zawsze sprawdź aktualny stan w oficjalnym źródle poniżej lub u wykwalifikowanego doradcy.
Wystawiają Państwo fakturę dla polskiego klienta?
euinvoice generuje zgodną polską fakturę w formacie PDF z prawidłową stawką VAT i tekstem prawnym, w tym z mechanizmem odwrotnego obciążenia. Strukturalny eksport gotowy do KSeF jest w naszych planach.