E-Rechnungspflichten
Polen KSeF: Die E-Rechnungsfristen 2026 erklärt
Polens KSeF macht die strukturierte E-Rechnung 2026 verpflichtend. Wer ab Februar und April 2026 nutzen muss, die Übergangsfrist vor Sanktionen 2027, wie die zentrale Clearing-Plattform funktioniert und wer ausgenommen ist.
Zuletzt geprüft 2. Juni 2026
Polens Nationales E-Rechnungssystem (KSeF – Krajowy System e-Faktur) wird 2026 verpflichtend, nach mehreren Verschiebungen. Es ist eine zentrale staatliche Plattform: Rechnungen werden über KSeF ausgestellt, das sie in Echtzeit validiert und freigibt.
Der Zeitplan
Die Pflicht zur Ausstellung über KSeF ist nach Größe gestaffelt, mit einer Übergangsfrist, bevor Sanktionen beginnen.
| Datum | Pflicht |
|---|---|
| 1. Feb. 2026 | Große Steuerpflichtige (Vorjahresumsatz über 200 Mio. PLN) müssen über KSeF ausstellen. |
| 1. Apr. 2026 | Alle übrigen Umsatzsteuerpflichtigen müssen über KSeF ausstellen. |
| 1. Jan. 2027 | Die kleinsten Steuerpflichtigen werden einbezogen; Sanktionen bei Verstößen beginnen. |
Wie KSeF funktioniert
KSeF ist ein Clearing-Modell: Statt die Rechnung direkt an Ihren Kunden zu senden, übermitteln Sie eine strukturierte XML-Rechnung (das Schema FA(3)) an die staatliche Plattform, die sie validiert, ihr eine Kennung zuweist und sie dem Käufer bereitstellt. Das unterscheidet sich vom in Belgien genutzten Peppol-Modell, bei dem Rechnungen zwischen privaten Access Points wandern.
Da die Rechnung strukturiertes XML ist, ist eine reine PDF keine konforme KSeF-Rechnung.
Wer im und außerhalb des Anwendungsbereichs ist
KSeF gilt für inländische Umsatzsteuerpflichtige in Polen. Ausländische Unternehmen ohne feste Niederlassung in Polen sind in der Regel von der Pflicht zur Ausstellung über KSeF ausgenommen.
Häufige Fragen
Ab wann ist KSeF in Polen verpflichtend?
Ab dem 1. Februar 2026 für große Steuerpflichtige (Vorjahresumsatz über 200 Mio. PLN) und ab dem 1. April 2026 für alle übrigen Umsatzsteuerpflichtigen. Die kleinsten Kleinstunternehmer folgen 2027. Sanktionen bei Verstößen beginnen am 1. Januar 2027.
Kann ich unter KSeF eine PDF-Rechnung senden?
Nein. KSeF verlangt eine strukturierte XML-Rechnung (das Schema FA(3)), die an die zentrale Plattform übermittelt wird; eine reine PDF ist keine konforme KSeF-E-Rechnung.
Gilt KSeF für ausländische Unternehmen?
Ausländische Unternehmen ohne feste Niederlassung in Polen sind in der Regel von der Pflicht zur Ausstellung über KSeF ausgenommen. Klären Sie Ihre Situation mit einem polnischen Steuerberater.
Dieser Leitfaden bietet allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung. Regeln und Termine zur E-Rechnung ändern sich; prüfen Sie den aktuellen Stand stets anhand der unten verlinkten offiziellen Quelle oder mit einer qualifizierten Beratung, bevor Sie handeln.
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