E-Rechnungspflicht in der EU: Fristen Land für Land

Am 11. März 2025 hat der Rat der EU das Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) verabschiedet; es trat am 14. April 2025 in Kraft. ViDA bewirkt zwei Dinge, die jedes Unternehmen betreffen.

Erstens definiert es neu, was eine „elektronische Rechnung“ ist: Sie muss künftig ein strukturiertes Format sein, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Eine reine PDF gilt für sich allein nicht mehr als E-Rechnung. Zweitens dürfen die EU-Länder die inländische B2B-E-Rechnung verpflichtend machen, ohne zuvor eine Ausnahmegenehmigung aus Brüssel einzuholen – deshalb entstehen so viele nationale Pflichten gleichzeitig.

ViDA schafft außerdem eine EU-weite Ebene: Ab dem 1. Juli 2030 müssen grenzüberschreitende (innergemeinschaftliche) B2B-Umsätze strukturierte E-Rechnungen mit nahezu Echtzeit-Meldung verwenden. Länder mit eigenen bestehenden Systemen (etwa Italien und Frankreich) haben bis zum 1. Januar 2035 Zeit, diese an das EU-Modell anzupassen.

Die folgende Tabelle fasst den aktuellen Stand für die wichtigsten EU-Märkte zusammen. „Empfangen“ ist das Datum, ab dem ein Unternehmen eine strukturierte E-Rechnung annehmen können muss; „Ausstellen“ ist das Datum, ab dem es solche versenden muss (oft nach Unternehmensgröße gestaffelt).

Wenn Sie an Unternehmen in einem Land mit geltender Pflicht verkaufen (Italien, Rumänien, Belgien und bald Polen und Frankreich), müssen Sie Rechnungen in einem strukturierten Format senden und empfangen, nicht nur als PDF. In mehreren Ländern erhalten die kleinsten Unternehmen mehr Zeit, aber die Pflicht zum Empfang kommt meist zuerst und gilt breit.

Grenzüberschreitende Rechnungen haben ihren eigenen Zeitplan: Die EU-weite Pflicht für innergemeinschaftliches B2B greift ab 2030. Bis zu Ihrem konkreten Datum bleibt eine konforme Rechnungs-PDF – mit korrekter umsatzsteuerlicher Behandlung, einschließlich Reverse-Charge – in den meisten Fällen gültig.